cropped-PRM-paperless-office.jpg

Rencana kerja penerapan e-Office

Berikut ini adalah saduran dari e-Office, tentang rencana kerja penerapan e-Office, dimana saat ini kebutuhan informasi menjadi sangat penting dan mendesak untuk selalu tersedia, sedangkan teknologi sudah sangat-sangatlah modern, sehingga mau tidak mau, perkantoran harus bisa dan wajib menerapkan e-Office agar pelayanan kepada konsumen menjadi lebih efektif dan effisien.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah

  1. KERANGKA KERJA visi URUSAN PERSURATAN – SUBBAG UMUM pelayanan primaperkantoran inovasi administrasi
  2. E-OFFICE Tata Kelola Dokumen Secara Digital Yang :
    1. Simple dan Efisien waktu
    2. Paperless (meminimalisir kertas)
    3. Safety dan tidak rawan hilang
    4. Mudah di lacak dan ditelusuri
    5. Membantu Fungsi Monitoring Atasan ke Bawahan
  3. Surat masuk Via fax (Hardcopy) Memo Surat Dari Manajemen (Softcopy) Digitalisasi konten Surat masuk Asli (Hardcopy) Administrator Surat PIMPINAN KASUBBAG/KASI Staf Seksi/Urusan Penyimpanan Surat Asli (Hardcopy) Validasi APLIKASI E-OFFICE ALUR PEMROSESAN DOKUMEN
  4. Semua Dokumen Masuk Telah di Input ke E-office (1378 dokumen) CAPAIAN 2014Penelusuran Dokumen Masuk Tidak Lebih Dari 3 menit Penyimpanan Dokumen Masuk di Aplikasi dengan Metode Tunjuk Silang (Lokasi Simpan dan Penerima Dokumen) Sistem Penomoran Surat Terpusat, namun Setiap Urusan sudah Memiliki User Account untuk membuat nomor surat sendiri Capaian Kinerja Staf Persuratan Dapat di lihat Per Bulan dan 6 Bulan di Tahun Berjalan (PERALIHAN PENGELOLAAN DARI SISTEM MANUAL KE SISTEM DIGITAL) Produksi Surat Keluar : Surat Dinas dan Surat Tugas (2100 dokumen)
  5. Penggunaan Aplikasi E office Melibatkan Jajaran Manajemen dan Sekretaris, Tapi Belum ada Orientasi Teknis Penggunaannya HAMBATAN 2014 Masih ada beberapa menu Aplikasi yang belum bisa digunakan, diantaranya Scanning Dokumen Masuk, Surat Dinas Keluar, Menu Surat Tugas belum terintegrasi di E-Office, (validasi pimpinan, status surat, menu sms, dan print BYS) Validasi Penerima Dokumen masih manual, karena belum adanya alat/komputer mobile, ini mengkhawatirkan karena dokumen bisa tidak terkendali
  6. Memprioritaskan 3 tahapan dalam menerapkan sistem aplikasi e-office yang tertuang dalam rencana kerja tahunan unit persuratan RENCANA KERJA Pengadaan Infrastruktur(1), Pengembangan (2), dan Payung Kebijakan (3)
  7. Infrastruktur, Pengadaan Aplikasi E- Office meliputi Komputer Operator, Komputer Portable,  Scanner ADF, Printer Tabung dan Bandwith
  8. PENGEMBAN, Orientasi Teknis Aplikasi, Sosialiasi Aplikasi, Workshop Penerapan E-Office dan SDM
  9. PENGEMBANGAN, Review Internal dan Eksternal, Revisi Aplikasi Aplikasi
  10. Review Internal dan Eksternal, Revisi Aplikasi Menu tanda terima, validasi ST oleh Ka Balai, dll Aplikasi
  11. Payung kebijakan, Adanya Peraturan yang menginstruksikan semua unit untuk menggunakan aplikasi E-Office, Adanya Peraturan yang menginstruksikan jajaran Pejabat untuk membiasakan penggunaan aplikasi E-Office

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *